Утвержден распоряжением главы администрации мо «Шебалинский райо

УТВЕРЖДЕН

распоряжением главы

администрации

МО «Шебалинский район»

(Проект) от __2_

Административный регламент

предоставления государственной услуги

по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда МО «Шебалинский район» и других архивных документов

Общие положения

Наименование государственной услуги:

Административный регламент предоставления архивным отделом администрации МО «Шебалинский район» Республики Алтай государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда муниципального архива (далее Регламент) разработан в целях повышения качества обеспечения ретроспективной документальной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела, а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, ГУ «Государственный архив социально-правовой документации РА», муниципальными архивами, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее – органы и организации) при предоставлении государственной услуги.

Организация информационного обеспечения пользователей включает в себя организацию фотодокументальных выставок, экскурсий, публикаций архивных документов, лекций, консультаций, семинаров, конференций.

Информационное обеспечение пользователей осуществляется архивным отделом при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения Заказа.

Нормативно-правовое регулирование предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда муниципального образования «Шебалинский район» и других архивных документов (далее – государственная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; 2009, №1, ст. 1; 2009№1, ст.2);

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 8220-8235);

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. ст. 4169);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 305);

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями от 23 сентября 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925);

«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)» от 18.12.2006 № 230- ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.11.2006)(ред. от 24.02.2010).

Закон Республики Алтай от 24 декабря 2007 года № 103-РЗ «Об архивном деле в Республике Алтай» (Сборник законодательства Республики Алтай, 2007, декабрь, № 46(52), часть 1);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

Рекомендации по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные. Росархив, ВНИИДАД, М., 2001;

Положение об архивном отделе , утвержденное постановлением

Администрации района(аймака)МО «Шебалинский район» от 31 декабря 2009 г. № 1257-п;

Орган по предоставлению государственной услуги

Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда муниципального архива МО «Шебалинский район» и других архивных документов осуществляет архивный отдел.

Работу по информационному обеспечению пользователей осуществляют органы и организации при наличии архивных документов, необходимых для подготовки фотодокументальных выставок, экскурсий, публикаций архивных документов, лекций, консультаций, семинаров, научных конференций.

Результаты предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является:

фотодокументальная выставка – публичная демонстрация специализированной тематической подборки копий архивных документов и фотографий, или их оригиналов (при наличии нормативных условий для экспонирования подлинников архивных документов);

экскурсия — – показ объектов архивного фонда или фотодокументальной выставки под руководством специалиста архивного отдела и, который передает посетителям видение объекта, оценку, понимание исторического события, связанного с этим объектом;

публикация архивных документов – единая по форме и содержанию опубликованная работа, содержащая сканированные или машинописные копии архивных документов, их обзоры, научно-исторический анализ, научно-справочный аппарат и др.;

лекция – устное систематическое и последовательное изложение материала по вопросам организации архива и делопроизводства, архивным отделом»;

семинар по вопросам формирования архива и делопроизводства;

консультация – предоставление устной информации по вопросам организации архива и делопроизводства, места хранения архивных документов и их состава;

конференция и издание материалов конференции – форма организации деятельности, при которой исследователи представляют и обсуждают свои работы; тексты докладов, их тезисы или статьи заочного участия публикуются в виде сборника материалов конференции.

Получателями государственной услуги являются:

российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

органы государственной власти, местного самоуправления;

организации и общественные объединения.

Требования к порядку предоставления государственной услуги.

Основанием для предоставления государственной услуги является Распоряжения администрации МО»Шебалинский район» или Заказы, поданные в архивный отдел государственными и муниципальными органами власти.

Заказ в архивный отдел предоставляется

по письменному заявлению;

по телефону;

по электронной почте;

через Интернет-приёмную сайта администрации МО «Шебалинский район»

при личном обращении Заявителя или представителя Заявителя.

Заказчиком могут выступать юридические и физические лица.

В официальном заказе с возможной полнотой указываются следующие реквизиты:

наименование должности начальника архивного отдела администрации МО «Шебалинский район»;

полное наименование юридического лица;

юридический или фактический адрес юридического лица;

дата и номер;

фамилия, имя, отчество представителя юридического лица;

тема, вопрос, событие, факт, хронологические рамки и планируемый объем материалов, которые необходимо представить в фотодокументальной выставке или публикации архивных документов;

форма исполнения услуги (лекция, фотодокументальная выставка, обзор архивных документов, экскурсия, публикация архивных документов);

сроки исполнения услуги;

печать и подпись руководителя организации.

В личном заказе указывается:

наименование должности начальника отдела администрации МО «Шебалинский район»

фамилия, имя, отчество физического лица;

фактический адрес физического лица;

тема, вопрос, событие, факт, хронологические рамки и планируемый объем материалов для оказания услуги информационного обеспечения;

форма исполнения услуги (лекция, фотодокументальная выставка, обзор архивных документов, экскурсия, публикация архивных документов);

сроки исполнения услуги;

дата;

личная подпись.

8. Архивные документы, содержащие сведения, отнесённые к конфиденциальной информации, ограничения доступа к ней, в соответствии с законодательством Российской Федерации не предоставляются.

9. Архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, не публикуются и не экспонируются с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

Условия и сроки предоставления государственной услуги

Поступивший в архивный отдел Заказ рассматривается в течение 7 дней со дня его регистрации. В течение этого времени отделом

— согласовываются сроки и объемы исполнения услуги с Заказчиком;

— составляется смета расходов и работ на исполнение услуги;

— составляется договор об оказании услуги в случае, если услуга платная;

— даётся согласие об оказании услуги в случае, если услуга бесплатная;

— предоставляется отказ от оказания услуги.

Бесплатно услуга осуществляется

— по распоряжению и заказу высших законодательных и исполнительных органов власти Республики Алтай, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий;

— на основе договора о совместной деятельности между отделом и Заказчиком (совместная подготовка изданий, выставок документов, конференций и т.д.);

— по инициативе отдела (в связи с плановой деятельностью, празднованием памятных дат и т.д.).

На платной основе услуга оказывается:

— в порядке оказания платных услуг в соответствии с приказом председателя Комитета от 16 марта 2007 г. «Об утверждении прейскуранта платных услуг»;

— на основе договора о совместной деятельности между отделом и Заказчиком (совместная подготовка изданий, выставок документов, конференций и т.д.).

Авторские права на результаты исполнения государственной услуги определяются согласно Разделу VII «Гражданского кодекса Российской Федерации (часть четвертая)» от 18.12.2006 N 230-ФЗ Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Отказ в предоставлении государственной услуги Заказчику допускается в случаях:

отсутствия необходимых документов по указанной теме или за указанный период времени;

ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

если услугу невозможно исполнить в требуемые сроки в связи с объемом выполняемых работ в соответствии с утвержденными нормами времени (Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами / Росархив, ВНИИДАД; сост.: З.В. Бушмелева (ответственный исполнитель), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина. М., 2007).

Отказ в экспонировании подлинников архивных документов допускается в случаях:

неудовлетворительного физического состояния архивных документов;

формата документа, превышающего формат А3;

отсутствия нормативных условий для экспонирования подлинников архивных документов согласно Инструкции по обеспечению сохранности документов государственных архивов при организации их экспонирования (возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов, отсутствия охраны выставки, отсутствие закрывающихся витрин и т.д.).

Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: ул. Советская, 19, с, Шебалино,Шебалинский район,Республика Алтай 649220.

Электронный адрес: Sheb archive @ mail com

Место нахождение и телефон, отдела 83884922536 предоставление государственной услуги:

График работы архивного отдела администрации МО «Шебалинский район»

понедельник — пятница с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 18-00,

суббота и воскресенье — выходные дни.

последняя пятница каждого месяца – санитарный день.

Информация об исполняемой архивным отделом государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении отдела, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте администрации.

Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

— по телефону;

— по письменным обращениям;

— по электронной почте;

— посредством личного обращения в отдел.

При ответах на телефонные звонки сотрудник отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует пользователя по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить пользователю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для пользователя время для устного информирования (с учетом графика работы отдела).

При информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять пользователя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы отдела.

При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес пользователя.

Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте администрации МО «Шебалинский район».

При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес пользователя.

Информирование по письменному обращению осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации.

Требования к удобству и комфорту места приема пользователей

Организация приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется сотрудниками отдела на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 18 настоящего Административного регламента).

— фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих предоставление государственной услуги размещены

— номера телефонов, адрес электронной почты отдела;

— требования к оформлению документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

IV. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Реализация государственной услуги заключается в оказании информационного обеспечения в соответствии с запрашиваемой формой, темой и включает в себя следующие административные процедуры:

— приём и регистрация Заказа,

— оценка возможности исполнения Заказа,

— подготовка и предоставление ответа по возможности исполнения Заказа,

— исполнение Заказа.

Приём и регистрация Заказа

Заказчики, действующие от лица учреждений или выполняющие служебное задание, представляют письма направивших их органов или организаций.

Заказчики, которым необходима услуга по личной инициативе, оформляют Заказ лично или через представителя по нотариально заверенной доверенности.

.

После принятия Заказа начальник отдела рассматривает возможности исполнения государственной услуги, создает оргкомитет

Оргкомитет

знакомится с Заказом на оказание государственной услуги;

производит оценку возможности исполнения запроса;

готовит ответ Заказчику о возможности и условиях исполнения услуги;

Подготовка и предоставление ответа по возможности исполнения Заказа

Оргкомитет отдела готовит письменный ответ о возможности исполнения услуги.

В случае, если услуга не может быть исполнена, Заказчику направляется письмо с объяснением причин: отсутствие документов за требуемый период, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения услуги и т.д. При этом Заказчику могут быть даны рекомендации об альтернативах требуемой услуги.

В случае, если Заказ может быть исполнен, Оргкомитет готовит смету расходов на исполнение услуги.

Оргкомитет согласует с Заказчиком

— договор на исполнение Заказа, если услуга платная;

— условия и сроки исполнения Заказа, если услуга бесплатная.

Исполнение заказа

Подготовка и проведение фотодокументальных выставок

Комитет организует подготовку и проведение фотодокументальных выставок самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план. На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах.

Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие материалы аннотируются.

К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания.

Ответственным за сохранность архивных документов является Заказчик выставки.

Отдел, представивший архивные документы для выставки, обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.

Для фотодокументальных выставок могут создаваться фотокопии документов.

Подлинники архивных документов экспонируются только при наличии нормативных условий согласно Инструкции по обеспечению сохранности документов государственных архивов при организации их экспонирования.

Бесплатные выставки после экспонирования остаются в собственности отдела, демонтируются и передаются на постоянное хранение.

Платные выставки остаются в собственности Заказчика, в отдел возвращаются подлинники архивных документов и подлежащие возврату их копии. Подлежащие возврату материалы перечисляются в договоре на исполнение услуги.

Страхование архивных документов, подлежащих экспонированию.

Страхование архивных документов направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного ущерба.

Страхованию подлежат:

архивные документы, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;

уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.

В исключительных случаях, под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи, уникальные документы могут экспонироваться без страхования на организуемых в Российской Федерации выставках.

Страховая оценка архивных документов проводится в Комитете внутренней комиссией.

Категория ценности архивных документов и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных методических разработок.

Подготовка и проведение экскурсии

Отдел организует подготовку и проведение экскурсий самостоятельно или совместно с другими архивными органами и организациями.

При согласовании экскурсии с Заказчиком определяется место проведения экскурсии, её содержание, продолжительность и предполагаемое количество посетителей.

Для подготовки экскурсии разрабатываются тематико-экспозиционный план и конспект. В тематико-экспозиционный план включается перечень отобранных для демонстрации архивных документов, иллюстративных и иных материалов. Конспект содержит краткое описание речи и действий экскурсовода.

Экскурсия осуществляется в помещениях отдела или на основе созданной фотодокументальной выставки.

Экскурсия в помещениях Комитета направлена на демонстрацию архивных документов, условий обеспечения их хранения.

Экскурсия на основе фотодокументальной выставки осуществляется в местах её экспонирования.

Публикация архивных документов

При подготовке публикаций архивных документов отдела руководствуется научными правилами издания исторических документов.

Типы (научный, научно-популярный и учебный и др.) и виды (пофондовая, тематическая или др.) публикаций архивных документов определяются их целевым назначением, спецификой отбора источников, приемов передачи текста архивных документов и составом научно-справочного аппарата к ним.

Формы публикации архивных документов:

печатная: серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в средствах массовой информации.

Отдел вправе самостоятельно издавать рукописи имеющимися техническими средствами, если это не противоречит договору с Заказчиком.

Условия распространения публикации определяются в Договоре.

Подготовка и проведение лекций, семинаров, консультаций по вопросам организации архива и делопроизводства

Тема, продолжительность, количество слушателей, время и место проведения лекции, семинара, консультации согласовывается отделом и Заказчиком и прописывается в договоре на оказание услуги.

Для подготовки лекции, семинара разрабатываются конспект. Конспект лекции содержит краткое описание речи лектора. Конспект семинара содержит перечень заданий и вопросов для участников семинара

Лекции носят теоретический характер и предполагают лишь краткое обсуждение темы со слушателями.

Семинар включает практические задания или вопросы для обсуждения с участниками семинара.

Консультация по вопросам организации архива и делопроизводства предоставляется после обращения посетителя незамедлительно, если ответ не требует подготовки, либо в течении 7 дней, если ответ требует подготовки.

В оказании услуги подготовки и проведения лекции, семинара, консультации может быть отказано в случаях:

— требуемая тематика не относится к вопросам ведения отдела;

— тема и хронологические рамки темы не представлены в архивных документах отдела;

— если услуга не может быть исполнена в требуемые сроки, установленные нормами времени для государственных архивов (Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами / Росархив, ВНИИДАД; сост.: З.В. Бушмелева (ответственный исполнитель), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина. М., 2007).

В случае, если услуга не может быть исполнена, Заказчику направляется письмо с объяснением причин. При этом Заказчику могут быть даны рекомендации об альтернативах требуемой услуги.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению заказов заявителей определены Регламентом архивного отдела администрации МО «Шебалинский район»



Страницы: 1 | 2 | Весь текст