Требования к составу

Приложение №1

к Тендерной документации

Техническая спецификация закупаемых товаров

Тендер на закупку корпоративного портала с системой электронного документооборота

Система электронного документооборота

Система электронного документооборота

Цели:

Автоматизация процесса документооборота;

Сокращение финансовых и трудовых затрат Корпорации связанных с составлением отчетов и организацией хранения документов;

Ускорение процесса формирования отчетности;

Исключение утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов;

Сокращение времени поиска и прохождения документов по структурным подразделениям;

Усиление контроля исполнительской дисциплины.

Требования к составу:

Система электронного документооборота (далее — Система) должен включать в себя следующие подсистемы:

Подсистема «Входящие документы» — должна обеспечивать полный цикл работы с входящими документами от момента получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение;

Подсистема «Исходящие документы» — должна обеспечивать полный цикл работы с исходящими документами от момента создания проекта документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение;

Подсистема «Внутренние документы» — должна обеспечивать полный цикл работы с внутренними документами от момента создания проекта документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение;

Подсистема «Организационно-распорядительные документы» — должна обеспечивать полный цикл работы с организационно-распорядительными документами от момента создания проекта документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение;

Подсистема «Справочная информация» — должна обеспечить ведение нормативно-справочной информации, необходимой для работы с электронным документооборотом;

Подсистема «Отчеты» — должна обеспечивать построение необходимой для работы отчетности, в части введения, контроля и учета документов;

Подсистема «Контроль заданий» — должна обеспечивать возможность организации контроля исполнения поручений и резолюций с возможностью просмотра истории исполнения, формирования преднастроенной отчетности по исполнению;

Подсистема «Корпоративный портал» — должна быть предназначена для организации доступа пользователей в Систему, а также хранение и содержание документов в электронном архиве;

Общие требования:

Система должна автоматизировать следующие виды деятельности:

Прием, обработка и передача на исполнение входящих документов;

Подготовка, обработка и отправка исходящих документов, подготовка отчетов;

Подготовка, обработка и передача внутренних документов, подготовка отчетов (протоколы, служебные записки и т.д.);

Подготовка, регистрация, учет и контроль исполнения организационно-распорядительных документов и нормативных актов;

Подготовка и регистрация поручений на документы;

Установка сроков исполнения документов;

Контроль исполнения входящих и внутренних документов;

Ведение электронного архива;

Создание эффективной системы поиска документов;

Защита от несанкционированного доступа к операциям и базе данных электронных документов;

Обеспечение целостности базы данных электронных документов;

Требования к составу электронных документов:

В Системе должно быть разделение на следующий вид документов:

Входящие внешние документы – это документы, поступающие в электронном или бумажном виде. Данный вид документов должен быть зарегистрирован в Системе, путем заполнения необходимых данных сотрудником канцелярии и присвоения им регистрационного номера и передачи их соответствующим лицам.

Исходящие внешние документы – это документы, отправляемые в другие организации. Данный вид документа должен быть зарегистрирован в отделе канцелярии и отправлен назначенному адресату.

Внутренние документы – это документы имеющие тип: заявления, служебные записки. Данные документы проходят процесс создания и регистрации внутри подразделений, а также процесс передачи по подразделениям внутри одной организации.

Организационно-распорядительные документы – это документы имеющие тип: приказы, распоряжения, уставы, положения, инструкции и т.д. Данные документы проходят процесс создания, регистрации, согласования и подписания как внутри одного подразделения организации, так и всех, а также процесс передачи в другие организации.

Перечень вносимых и содержащихся данных должен соответствовать существующим регламентам по делопроизводству Корпорации.

Требования к структуре документа в системе:

Электронный документ представляется тремя частями:

регистрационно-контрольная карточка, хранимая в базе данных системы;

собственно сам электронный документ, содержание которого (текст, таблица, изображение и их комбинация) представляется файлом, хранящимся на сервере;

приложения к регистрационно-контрольной карточке (текстовые документы и электронные таблицы и другие), представленные файлами, хранящимися на сервере.

Требования к согласованию/подписанию документов:

К входящим внешним и внутренним документам должна быть реализована возможность согласование, а также подписание документов с просмотром их содержания с дальнейшим принятием решения по нему. При этом должна быть реализована возможность в случае согласия с полученным документом, внести отметку о своем согласии или подписании документа, с возможностью внесения комментариев и предложений к согласованному документу. В случае несогласия с полученным документом отказ в согласовании или подписании документа.

Требования к резолюциям/поручениям:

Данный функционал Системы должен обеспечить возможность работы с резолюциями/поручениями: от формирования до определения и отправления исполнителям, а также осуществления контроля и получения результата выполнения.

Требования к маршрутизации документов:

Данный функционал системы должен обеспечить передачу документов между сотрудниками, являющимися пользователями Системы, согласно установленной технологии обработки документов, а также рассылку документов по формируемому списку в т.ч.:

по списку внутренних адресатов;

по списку внешних адресатов.

Требования к контролю исполнения документов:

Данный функционал системы должен обеспечить постановку документа на контроль исполнения с возможностью отслеживания исполнения документа, путем уведомлений о происходящих действиях с документом на электронную почту.

Требования к поиску документов:

Данный функционал должен обеспечить быстрый, а также расширенный поиск документов в Системе по основным параметрам документа с возможностью перехода на документ по найденным ссылкам.

Требования к администрированию системы:

Администрирование системы электронного документооборота должно позволять:

Вести основные справочники системы;

Создавать и корректировать список пользователей системы и их групп и определять их функциональные права, роли и права доступа к документам различного уровня конфиденциальности;

Требования к программной платформе:

Система должна быть разработана с использованием набора серверных приложений обладающего функционалом для создания порталов, позволяющего осуществлять поиск по содержимому документа, а так же позволяющего управлять содержимым под управлением операционной серверной системы стандартной версии, с возможностью использования 1 копии в физической среде и 1 копии виртуального сервера, обладающей службой каталогов и службой терминалов, с использованием СУБД поддерживающей язык SQL в качестве языка запросов. С поддержкой до 4-х физических процессоров и поддерживающий 32 гигабайта оперативной памяти.

Требования к интеграции с другими системами:

Система должна обеспечивать высокий уровень интеграции со следующими системами:

Набором офисных приложений Microsoft Office;

Средствами управления каталогами Active Directory для обеспечения интеграции справочника пользователей Системы с пользователями сетей Корпорации и поддержки функции единого входа (авторизации);

Электронной почты Microsoft Outlook;

Возможность в будущем интегрировать систему электронного документооборота с системой 1С Предприятие 8 путем изменения, либо добавления модулей СЭД.

Требования к проведению обучения:

Поставщик должен провести обучение сотрудников модифицированной версии внедренной системы.

Требования по стандартизации и унификации:

Все работы, связанные с модернизацией и тиражированием Системы, должны проводиться в соответствии со стандартами соответствующим действующим ГОСТам Республики Казахстан.

Требования к видам обеспечения

состав программного обеспечения:

Все прикладное и системное программное обеспечение необходимое для полноценного функционирования Системы Поставщик самостоятельно устанавливает на серверах Корпорации.

Состав методического обеспечения:

В комплекте с Системой должны поставляться следующие методические материалы в бумажном и электронном виде:

Руководство пользователя;

Руководство администратора;

Руководство по установке и настройке системы электронного документооборота.

Требования к гарантийному обеспечению:

Гарантийная техническая поддержка системы должна производиться в течение 12 месяцев со дня подписания актов приемки-передачи, поддержка должна осуществляться посредством прихода специалистов Поставщика на территорию ДАО, по телефону, электронной почте.

Требования к срокам реализации:

Срок реализации мероприятий по созданию Системы — не более 180 календарных дней с момента заключения договора.

Требования к обеспечению контроля со стороны Корпорации над ходом работ:

Поставщик после подписания Договора в течение 15 дней должен согласовать с Корпорацией документ «Устав проекта», в который должен входить план реализации работ по созданию Системы.

Корпорация может в любой момент исполнения договора проводить контроль исполнения Поставщиком мероприятий и качества работ по договору.

Требования к корпоративному порталу:

Корпоративный портал должен нести следующие цели: упрощение доступа к информации сотрудников организации, ограничение доступа к документам, «зонирование» базы данных по отделам компании, одновременная рассылка почтового сообщения всем сотрудникам (либо по группе), автоматизация документооборота и других важных бизнес-процессов, предоставление быстрого поиска по документам, предоставление мобильного доступа к функционалу системы электронного документооборота для устройств на базе Android и iOS.

Корпоративный портал должен представлять структуру, приведенную в таблице 2, включая следующие модули:

— Главная страница.

— Рабочая область.

— Жизнь в компании.

— Показатели компании.

Для корпоративного портала должен быть разработан фирменный дизайн (брендинг).

Лицензионное программное обеспечение – Microsoft Windows Server 2008 R2 Standard.

Операционная серверная система версии предприятия, с возможностью использования 1 копии в физической среде и 1 виртуального сервера (Hyper-V). Должна обладать службой каталогов, позволять управлять ОС из командной строки без участия визуальной оболочки. Должна обладать службами терминалов. Позволять авторизованным компьютерам безопасно подключаться к службам терминалов или удаленному рабочему столу из интернета используя RDP через HTTPS без использования VPN. Должна поддерживать самовосстанавливающуюся файловую систему, которая не будет требовать перезагрузки сервера после восстановления файловой системы.

Лицензионное программное обеспечение – Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard.

СУБД должна обеспечивать доступ пользователям, без ограничения количества одновременных подключений. СУБД в качестве языка запросов к базам данных должна использовать язык SQL. СУБД должна поддерживать структурированные и частично структурированные данные (цифровые форматы изображений, звуков, видео и других типов мультимедиа).

Лицензионное программное обеспечение – Microsoft Sharepoint Server 2010 Standard.

Набор серверных приложений должен позволять организовывать совместную работу пользователей. Должен обладать функциональностью для создания порталов. Позволять осуществлять поиск в документах и информационных системах. Обладать функциональностью управления рабочими процессами и системой управления содержимым масштаба предприятия. Позволять создавать формы для ввода информации, а также позволять осуществлять бизнес-анализ.

Набор серверных приложений должен позволять создавать сайты, предоставляющие пользователям возможность для совместной работы. Создаваемые сайты могут быть использованы в качестве хранилища информации, знаний и документов, а также использоваться для исполнения облегчающих взаимодействие веб-приложений, таких как HYPERLINK «http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%92%D0%B8%D0%BA%D0%B8» \o «Вики» вики и HYPERLINK «http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%91%D0%BB%D0%BE%D0%B3» \o «Блог» блоги. Пользователям должна даваться возможность управлять и взаимодействовать с информацией в списках и библиотеках документов.

Лицензирование клиентского доступа (CAL) к набору серверных приложений

Приобретается для каждого пользователя, имеющего доступ к Набору серверных приложений и позволяет обращаться к серверу для управления содержимым и бизнес-процессами, поиска информации, их совместного использования и экспертной оценки, а также для упрощения совместной работы пользователей.

Техническая спецификация минимально необходимого лицензий для программного обеспечения.

Таблица 1

Наименование товара

Краткая характеристика товара*

Единица измерения

Количество

Программное обеспечение для функционирования системы электронного документооборота

Microsoft Windows Server 2008 R2 Standard

Шт.

1

Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard

Шт.

1

Microsoft SQL Server 2008 R2 CAL

Шт.

36

Microsoft Sharepoint Server 2010

Шт.

1

Microsoft Sharepoint 2010 CAL

Шт.

36

Структура корпоративного портала

Таблица 2

Главное Меню

Главная

Рабочие области

Жизнь в компании

Показатели компании

Личный кабинет (карточка пользователя, включающая информацию о пользователях с возможностью её изменения)

Рабочая область системы документооборота с частичным отображением на главной странице (текущие задачи, зашедшие документы и пр.), с полным – по ссылке на рабочую область

Организационная структура (включая: телефонный справочник сотрудников, фотографии сотрудников)

Основные показатели компании: рейтинг, активы, маржа и другие финансовые показатели

Лента новостей Корпорации (новые сотрудники, дни рождения, другие события)

Библиотека документов

Корпоративные мероприятия (включая: фотогалерею и видеогалерею с прошедших мероприятий)

Доска почёта (достижения сотрудников, как профессиональные, так и личные)

Архив документов (согласно правилам перемещения в архив)

Приложение №2

Форма заявления участника закупа бумаги формата А4

способом запроса ценовых предложений

1

Наименование потенциального поставщика

2

Юридический и фактический адрес

3

Номер свидетельства о государственной регистрации – для юридического лица либо номер свидетельства о государственной регистрации ИП и удостоверения личности (паспорта), ФИО, место жительства — для физического лица, с приложением копий документов.

4

РНН и банковские реквизиты — для юридического лица

5

Наименование закупок

Система электронного документооборота

6

Полная характеристика закупаемых работ (Техническая спецификация)

Прилагается к заявке отдельным файлом

7

Место поставки товаров

г.Алматы, ул. Зенкова, 80

8

Срок поставки товаров

В срок до 15 сентября 2012 года

_______________ Подпись _______________

(Должность, ФИО руководителя потенциального поставщика) М.П.

Приложение №3 к Объявлению

Ценовое предложение

закупок системы электронного документооборота

(наименование поставщика)

Потенциальный поставщик в обязательном порядке должен заполнить все ячейки в цифровом формате.

Наименование товара



Страницы: 1 | 2 | Весь текст