Т. А. Селезнева современный офис

Т. А. Селезнева

СОВРЕМЕННЫЙ ОФИС:ПРОБЛЕМЫ ТЕРМИНОЛОГИИ И КЛАССИФИКАЦИИ

Если спросить специалистов различного профиля, что необходимо, чтобы начать какое-либо дело, можно получить самые разнообразные ответы. И только менеджеры и другие работники аппарата управления обязательно назовут такой необходимый компонент, как бумаги, точнее, деловые документы. Действительно, с чего начинается любой бизнес — и большой, и малый? С чего начинается организация и чем сопровождается деятельность любой фирмы? Конечно, с деловых бумаг!

Управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, с точки зрения технологии представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.

Как известно, в настоящее время человечество переживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.

Для внедрения новых технических средств и технологий в управленческие процессы имеются и определенные предпосылки, которые коренятся в самой природе этих процессов. Прежде всего это наличие общих принципов структурного построения организаций независимо от их организационно-правовой формы и рода деятельности. Действительно, любую организацию можно рассматривать как совокупность взаимодействующих элементов (структурных звеньев), каждый из которых может иметь свою структуру. Элементы связаны между собой информационно, т. к. обмениваются информацией, и функционально, т. к. они выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса. Элементы взаимодействуют и с внешними системами, причем их взаимодействие может быть как информационным, так и функциональным. Эта ситуация справедлива практически для всех организаций, каким бы видом деятельности они ни занимались, — правительственного учреждения, банка, промышленного предприятия, коммерческой фирмы и т. д. Достаточно однотипны (с точки зрения функциональной роли) и применяемые управленческие технологии, в частности технология принятия управленческих решений.

Еще в большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.

На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых управленческих технологий является современный офис. Современная концепция офисной деятельности сформировалась относительно недавно — к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных).

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т. е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности.

В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия.

Длительное время с начала 1970-х гг. в отечественной литературе используется понятие «средства организационной техники» как средства механизации и автоматизации управленческого труда. Традиционно понятие «офис» обозначает место, где проходит работа управленческого персонала организации. Словарь иностранных слов переводит слово «офис» как «контору», «канцелярию», причем применительно к зарубежной практике. Термины офис и офисная деятельность применительно к отечественной практике появляются в литературе в середине 1990-х гг.1 В этот же период предлагается весьма важное для классификации деление современного офиса на три составляющих: офисные помещения, технические средства и программное обеспечение, базовым из которых является офисное помещение, или офисное здание2.

Итак, современный офис — это сложный технический и технологический комплекс и немаловажный фактор обеспечения эффективного бизнеса. Важной составляющей современного офиса являются технические средства, или средства организационной техники. Многообразие технических средств управления предполагает их определенную классификацию. Классификация способствует формированию единой терминологии, позволяет потребителям лучше ориентироваться в растущем парке технических средств. Классификация технических средств на классы (группы) и подклассы (подгруппы) может производится по различным классификационным признакам: степени сложности, типу привода, элементной базе и т. п.

В сфере документационного обеспечения управления широкое распространение получили классификации технических средств по функциям, выполняемым ими по отношению к информации или носителю информации — документу. В качестве классификационных категорий используются группы технических средств, позволяющие оптимизировать какой-либо отдельный участок технологической цепочки управленческого процесса. Классификация по функциональному принципу связывает процедуры технологического процесса обработки документов в организации с техническими характеристиками и возможностями технических средств.

Классификация технических средств по признаку функциональности была предложена в начале 1970-х гг. ВНИИоргтехники. В Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) был включен подкласс «Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда» (426000). Подкласс включал следующие группы технических средств:

Средства составления текстовых документов (426100).

Средства копирования и оперативного размножения документов (426200).

Средства обработки документов (426300).

Средства поиска, хранения и транспортирования документов (426400).

Мебель и оборудование специализированные для служебных помещений (426600).

Средства сигнализации и информации конторские (426700).

В 1975 г. коллективом специалистов под руководством Л.Н. Качалиной на основе классификации ВНИИоргтруда была предложена уточненная классификация, предполагающая деление средств оргтехники на 7 классов:

Средства составления текстовой документации: пишущие машины различных классов, пишущие и наборно-пишущие автоматы, печатающие устройства автоматизированных систем управления, диктофонная техника, средства письма (различные по конструкции ручки, карандаши) и др.

Средства размножения и копирования документов: разнообразные по форматам, габаритам, степени автоматизации и назначению машины и аппараты (светокопировальные, электрофотографические, термокопировальные, офсетной, трафаретной и гектографической печати и др.).

Средства обработки документов: оборудование и устройства фальцевальные, листоподборочные, режущие и окантовывающие, сшивающие и склеивающие, средства для нанесения защитных и декоративных покрытий на документы, номенклатурно-адресовальные, штемпельные устройства, бумагоуничтожающие машины и др.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов: хранилища различной емкости, назначения и степени механизации и автоматизации, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование — электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное и др.

Средства для чертежных работ и счетных операций.

Средства сигнализации информации: поисково-вызывные устройства, табло, стенды и др.

Мебель и оборудование для служебных помещений3.

На принципах классификации ВНИИоргтехники основана и классификация, предложенная Г.И. Кошелевым. Он выделяет самостоятельную группу средств изготовления кинофотодокументов, вводит средства микрофильмирования самостоятельной подгруппой в группу средств копирования и оперативного размножения документов4.

С конца 1980-х до середины 1990-х гг. в литературе преобладала классификация, предполагающая деление средств оргтехники на пять классов:

Средства составления и изготовления документов.

Средства копирования и оперативного тиражирования документов.

Средства обработки документов.

Средства хранения, транспортирования и поиска документов.

Современные средства связи5.

Приведенная классификация не в полной мере отражала многообразие технических средств управления: например, в ней не упоминались средства выполнения вычислительных операций, прежде всего персональные компьютеры, которые получали все более широкое распространение. Все вышеуказанные классификации основаны на принципе функциональности, который можно считать традиционным.

В настоящее время номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На российском рынке появляется разнообразная офисная техника ведущих мировых фирм-производителей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции и сервисные возможности офисных аппаратов. Появились принципиально новые, экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные технические средства непосредственно в офисе, на рабочих местах сотрудников. Появляются мощные интегрированные системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Появляется возможность их подключения к персональным компьютерам или включение в корпоративные вычислительные сети в качестве отдельных терминалов.

В связи с расширением и усложнением номенклатуры технических средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических средств и конкретных моделей офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь делопроизводственных процессов. Появляется необходимость теоретического осмысления возможностей современных офисных технологий, наиболее эффективного использования технических средств. Вместе с тем баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками смещается в пользу методических пособий. В последнее десятилетие появляются различного рода издания — руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные современным офисным технологиям и техническим средствам6.

В конце 1990-х гг. коллективом сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Российского гуманитарного университета предложена новая, более полная классификация технических средств, в основе которой также заложен функциональный принцип7. Предложенная классификация предполагает деление средств организационной техники на девять классов:

Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.).

Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; принтеры, графопостроители; специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

Средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрофотографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; средства микрографии; средства ризографического копирования (дупликаторы); машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов (шредер); агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки, коробки и т. п.); вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п.); картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортирования документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации,

Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.

Банковская оргтехника: машины для чета купюр; детекторы валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы.

Другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.

Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда.

Предложенная классификация не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических средств текстовых и табличных процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию технических средств (средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной деятельности сегодня практически не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны для персонала, вследствие чего не могут использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. В приведенной классификации отсутствует такой важный компонент офисной техники, как персональные компьютеры, упомянуты лишь компьютерные аксессуары в восьмом классе. Классификация не свободна и от терминологических неточностей. Термин средства ризографического копирования (дупликаторы) не вполне правомерен, поскольку аппараты электронно-трафаретной печати (ризографы, дупликаторы) изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии.

Таким образом, на сегодняшний день не существует единой, признаваемой всеми специалистами, полностью отвечающей требованиям практики научной классификации технических средств управления.

Не менее сложно решается и проблема классификации офисного программного обеспечения. Основной причиной является отсутствие всестороннего, комплексного исследования использования современных компьютерных технологий в управлении. Техническое и программное оснащение управленческого труда опережает методическое обеспечение новых технологий. Литература, посвященная использованию новых информационных технологий, носит по преимуществу прикладной характер. Осмысление проблем использования информационных технологий управления осуществляется чаще всего в публикациях в журналах и в сообщениях на научных конференциях.

Различными специализированными фирмами разрабатываются системы автоматизации делопроизводственных и управленческих процессов. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Названия систем далеко не всегда точно отражают их функциональные возможности, поскольку фирмы-разработчики не всегда корректно обозначают свои программные продукты. Офисные системы, реализующие задачи автоматизации ДОУ, называют, как правило, системами автоматизации документооборота или системами управления документами, используя эти названия как универсальные. Вместе с тем как системы управления документами, так и системы автоматизации документооборота имеют свои отличительные особенности. Наиболее правильным представляется использование для обозначения офисных программных продуктов термина система автоматизации процессов документационного обеспечения управления. Использование этого универсального термина правомерно и для простейшего однопользовательского программного продукта, и для сложного программного комплекса.

Параллельно существуют системы классификации программных продуктов, в основе которых лежат различные принципы систематизации, имеющие серьезные терминологические расхождения.

Программное обеспечение можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя составляющими делопроизводства:

программные продукты для автоматизации документирования — т. е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов;

программные продукты для автоматизации процессов работы с документами и содержащейся в них информацией.

Сегодня для создания документов используют исключительно текстовые и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей.

По принципу реализации офисные программные продукты можно подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные продукты реализуются на отдельном персональном компьютере. Сетевые системы реализуются в корпоративных вычислительных сетях. Конечно, современные системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться только в вычислительных сетях. Но к системам автоматизации процессов работы с документами, кроме сетевых офисных систем, следует отнести и некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и предназначены для использования различными категориями управленческого персонала (например, персональные информационные системы).

По технологии разработки, внедрения и сопровождения офисные программные продукты можно подразделить на три следующих класса:

Заказные программные продукты — программы, которые разрабатываются с учетом особенностей конкретной организации фирмами, специализирующимися на этом (а иногда и силами собственных программистов фирмы). Большое значение при разработке такой программы имеет грамотно составленное техническое задание. На этапе ее внедрения и опытной эксплуатации, как правило, выявляется необходимость корректировки и доработки системы.

Тиражные программные продукты — это программы, которые разрабатываются специализированными фирмами без учета особенностей работы конкретной организации. В этот класс входят простые «коробочные» программы, бесплатные (freeware) или условно-бесплатные (shareware) программы, распространяемые через Интернет, популярные стандартные программные продукты, такие как пакет Microsoft Office, используемые для решения типичных задач документирования и организации работы с документами.

Тиражно-заказные программные продукты — тиражные системы с заказными свойствами, гибко настраиваемые на условия и потребности конкретной организации. Тиражно-заказные программы — оптимальный вариант автоматизации для средних и крупных организаций и наиболее перспективный путь развития сетевых офисных систем. С одной стороны, такая программа отлично оттестирована, учтен опыт внедрения в других организациях, устранены недостатки, выявленные в ходе эксплуатации. С другой стороны, такие программы позволяют в широких пределах производить настройку и адаптацию. Действительно, комплексная система автоматизации управления предприятием не может быть в полном смысле слова тиражной, учитывая огромное разнообразие предприятий, их отраслевые региональные и прочие особенности.

В отечественной литературе использовалась классификация программных продуктов по степени комплексности автоматизации:

Системы автоматизации отдельных аспектов документационного обеспечения управления (например, программы автоматизации контроля исполнения документов и поручений).

Системы автоматизации документационных процессов отдельных структурных звеньев — должностных лиц или структурных подразделений (например, программы автоматизации бухгалтерии).

Системы комплексной автоматизации ДОУ фирмы (организации) в целом. Подобные системы весьма актуальны и могут реализоваться только в корпоративных вычислительных сетях (например, система«Дело-2000»).

Комплексные системы автоматизации управления фирмой, где задачи автоматизации документооборота, ДОУ являются лишь составной частью. Создание корпоративных систем автоматизации управления организацией — наиболее перспективное направления развития сетевых офисных систем (например, программный комплекс «Галактика»).

В специализированной периодической печати неоднократно предпринимались попытки разработки комплексной классификации офисных программных продуктов с учетом различных классификационных принципов8.

На основе анализа различных классификационных подходов, представленных в литературе, на обсуждение может быть представлена классификация систем автоматизации документационных процессов по адекватности управленческим потребностям, назначению и степени сложности реализуемых задач. Исходя из этих принципов, различные по назначению и по средствам реализации офисные системы можно подразделить на несколько больших групп, каждая из которых не вполне однородна по структуре.

Системы регистрации и учета документов

Эти системы создавались для учета документов на бумажном носителе, сами документы при этом традиционным способом передавались от одного исполнителя к другому, из одного структурного подразделения в другое. В основе функционирования таких систем – электронная регистрационная карточка, которая создается при регистрации документа. В карточке фиксируется ряд реквизитов документа, т. е. формируется многоаспектный информационно-поисковый образ документа.

Основной задачей автоматизированной системы регистрации и учета является обеспечение быстрого поиска максимально полной информации о документах. Не случайно их часто называют системами электронных карточек или электронными картотеками. Подобные системы могут реализоваться как в однопользовательском, так и в сетевом вариантах. Сегодня системы регистрации и учета используются главным образом в тех организациях, специфика деятельности которых предполагает наличие большого количества традиционных документов, где нет необходимости перевода всех или значительного числа документов из бумажного формата в электронный.

Системы управления электронными документами

В системах управления документами каждая электронная регистрационная карточка связана с файлом самого документа (или нескольких документов). Подобные системы часто называют электронными архивами. Развитие систем управления документами тесно связано с развитием технологии сканирования.

Одной из наиболее ранних систем управления документами являются системы, содержащие графические образы документов. Эти системы основаны на простейшей технологии сканирования — технологии получения графических образов документов. Существующие на бумажных носителях документы сканируются. Отсканированные документы существуют в виде изображений. Подобные системы доступа к изображениям предоставляют пользователю изображения документов, но не предназначены для поиска определенного текста на страницах. Можно найти только тот текст, который содержит ключевые слова.

Следующий этап развития систем управления документами представляют системы, основанные на технологии оптического распознавания символов. Эта технология предполагает не только получение графического образа документа, но и так называемое распознавание — перевод графического образа документа в текстовый файл с помощью специальных средств оптического распознавания символов. Но даже лучшие средства оптического распознавания символов не дают 100%-й точности при распознавании. Необходимо производить вручную (с клавиатуры) значительную работу по исправлению ошибок в тексте после распознавания. Подобные системы предполагают поиск по тексту документов с помощью механизма четкого поиска. Система позволяет пользователю находить любое слово или фразу в документе.

В начале 1990-х гг. появились системы, использующие так называемую технологию адаптивного распознавания образов, которая позволяет полностью исключить дорогостоящий и трудоемкий этап — исправление ошибок в тексте документа после распознавания. Максимальная автоматизация процессов сканирования бумажных документов способствовало развитию систем управления документами.

Системы управления документами реализуются в сетевом варианте. Одной из важнейших функций систем управления документами является поиск информации, содержащейся в документах. Системы управления документами поддерживают как атрибутивный, так и полнотекстовый поиск.

Системы управления документооборотом

Системы управления документооборотом (системы автоматизации документооборота) реализуются исключительно в сетевом варианте. Они применяются не только для поиска информации, в частности текстов документов, но и для управления потоками документной информации, позволяют проследить за прохождением документа по всем станциям обработки.

Системы обеспечения групповой работы — групповое программное обеспечение — системы класса groupware. Основная задача этих систем — организация эффективной коллективной работы персонала. Основная концепция систем этого типа — формирование единого информационного пространства предприятия, организации. Основное назначение — автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе. Системы класса groupware поддерживают корректное разделение, т. е. совместное использование информации группой пользователей, — коллективная работа с одной задачей в данный момент времени.

Специалисты рекомендуют отдавать предпочтение системам этого класса в том случае, когда необходимо повысить эффективность работы каждого сотрудника. Эти системы рассчитаны в основном на относительно небольшие коллективы, рабочие группы. Как правило, они не содержат строгих правил и предписаний, кто и как должен работать в рамках системы. Иными словами, отсутствует четкая структуризация в организации работ.

Системы управления деловыми процессами — системы класса workflow. Их основная задача (как и у систем обеспечения групповой работы) — организация эффективной коллективной работы персонала. Базовая концепция систем этого типа — формирование единого информационного пространства предприятия, организации. Они предназначены не только для управления потоками документной информации, но и для сопровождения документов, для управления версиями-редакциями документов (version control).

Системы управления деловыми процессами поддерживают разделение работ, т. е. совместное выполнение одной «большой» работы группой исполнителей. Процесс обработки документов в рамках идеологии workflow представляет совокупность деловых процедур (этапов) обработки документов. В системах подобного класса автоматически осуществляется маршрутизация документа, т. е. отслеживается необходимость передачи документа от одного пользователя к другому. Они устанавливают порядок прохождения документов по рабочим станциям, обеспечивая проведение всех необходимых операций с документами. Подобные системы позволяют контролировать все составляющие части документа, гибко определять его содержание и структуру.

Считается, что системы этого класса предпочтительны тогда, когда первоочередной задачей является повышение эффективности работы всей организации в целом. Системы класса workflow поддерживают многопользовательскую работу с несколькими задачами одновременно и более ориентированы на автоматизацию документооборота крупной корпорации.

Системы класса workflow предполагают строгую структуризацию в организации работ, т. е. выполнение работы четко расписано по исполнителям, документам, времени и порядку обработки документов и т. д. Внедрение и эксплуатация таких систем требует всестороннего организационного обеспечения.

Деление на системы класса workflow и системы класса groupware (как и вся классификация сетевых систем автоматизации процессов ДОУ) в определенной мере условно. Они не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Например, в рамках крупной фирмы в отдельных структурных подразделениях могут реализоваться системы обеспечения групповой работы класса groupware, а в организации в целом может реализоваться система управления деловыми процессами класса workflow.

Подводя итоги, следует констатировать, что современные офисные технологии и технические средства управления развиваются столь стремительно, что теоретическое осмысление этих процессов запаздывает. Необходима глубокая научная проработка проблем функционирования современного офиса, в первую очередь формирование терминосистемы офисной деятельности и разработка универсальной классификации современных технических средств управления и офисного программного обеспечения.

PAGE 284

Раздел 4. ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ И АРХИВНОГО ДЕЛА

PAGE 283

Т.А. Селезнева. Современный офис: проблемы терминологии

1См., например: Энциклопедия офиса: Практическое руководство. М., 1995.

2 См.: Попова А.П. Современный офис как элемент технического обеспечения управления организацией // Российский экономический журнал. 1996. № 5/6.

3Оргтехника в управлении / Под общ. ред. Л.Н. Качалиной. М., 1975.

4Кошелев Г.И. Организационная техника. М., 1984.

5См. например: ФельзерА.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. Киев, 1988. Гл. 9; Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Сост. М.П. Лихачев.  М., 1991. Гл. 7–8; Информатика: Учебник / Под ред. проф. Н.В. Макаровой. М., 1997. Гл. 7.

6См. об этом: Энциклопедия офиса…

7См.: Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудрявцев и др. М., 1999. Гл. 15.

8См., например: Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998; Ефимова О. Современные технологии работы с документами: Автоматизация делопроизводства // Секретарское дело. 1998. № 3.

© Т. А. Селезнева, 2003